Проект находиться в стадии разработки
Все вопросы можно задать: @Horosheff
Многозадачность.
10 советов
по укрощению хаоса
Петр Ткачев
Автор и редактор в проекте «Ход матрёшки»
Работа. Ворох бумаг. Сто тысяч и одно дело — и все срочные. Постоянная гонка со временем. На вопрос «Когда нужно сдать?» — ответ «Вчера». История, знакомая почти каждому. И начинается она ещё с кодового слова «многозадачность» в вакансии. Но что это за зверь и можно ли его приручить?
Безусловно. И мы подготовили для вас гигантскую шпаргалку на случай лавины дел. Но для начала несколько слов о нашем главном инструментарии — мозге, и о его работе в ситуациях вечного аврала.
Автор статьи:
Сдвиг цели (смена курса) ⇨ активация роли (концентрация на задаче) ⇨ сдвиг цели ⇨ активация роли ⇨ сдвиг цели ⇨ активация роли…
И так далее, пока не закончится рабочий день.
И так далее, пока не закончится рабочий день.
Анатомия многозадачности
Когда нам нужно переделать миллион дел за минимальный срок, мозг вынужден постоянно переключаться с одной задачи на другую. Схематично это выглядит примерно так (по Рубинштейну, Мейеру и Эвансу):
Переключение с одной программы на другую — энергозатратный процесс. И чтобы хватало топлива на постоянную смену деятельности, мозг, очевидно, должен откуда-то эту энергию брать. Поэтому с каждым таким «переключением» он всё больше и больше обесточивает наши продуктивность, скорость работы, гибкость мышления и творческий запал.
Почему наш мозг решает именно в пользу многозадачности? Это адреналин, стресс, опасность, которые сразу бьют по инстинкту выживания. «Сначала выберемся из завала, а уже потом подумаем о радости и продуктивности», — его логика. И он-же заряжает нас эйфорией, когда мы завершаем дела. Поэтому некоторые трудоголики подсаживаются на эти дофаминовые плюшки, постепенно выматываясь: «Кручусь, как белка в колесе, а толку?».
Неприрученная многозадачность — это ещё и пожиратель времени. По мнению учёных, мозгу требуется 15-20 минут, чтобы полностью переключить внимание на другую цель (речь, конечно же, не идёт об автоматизмах вроде чистки зубов). А теперь простая арифметика: если каждые полчаса задачи меняются и вы буксуете по 15-20 минут — сколько времени остаётся на работу в сухом остатке?
Почему наш мозг решает именно в пользу многозадачности? Это адреналин, стресс, опасность, которые сразу бьют по инстинкту выживания. «Сначала выберемся из завала, а уже потом подумаем о радости и продуктивности», — его логика. И он-же заряжает нас эйфорией, когда мы завершаем дела. Поэтому некоторые трудоголики подсаживаются на эти дофаминовые плюшки, постепенно выматываясь: «Кручусь, как белка в колесе, а толку?».
Неприрученная многозадачность — это ещё и пожиратель времени. По мнению учёных, мозгу требуется 15-20 минут, чтобы полностью переключить внимание на другую цель (речь, конечно же, не идёт об автоматизмах вроде чистки зубов). А теперь простая арифметика: если каждые полчаса задачи меняются и вы буксуете по 15-20 минут — сколько времени остаётся на работу в сухом остатке?
Чтобы распутать клубок задач, надо сначала понять, с чем мы имеем дело. Управлять хаосом вслепую слишком рискованно даже для обладателей феноменальной памяти. Поэтому необходимо выписывать все дела. Вообще все. И как только в голове загорается лампочка «новая задача», сразу же выгружать её в свой список дел. Не забивать хламом свою оперативку, держать её в чистоте и порядке. Потому что любая мысль, которую мы пытаемся не забыть, безжалостно откусывает процент энергии от нашей продуктивности.
Планер тоже откусывает — минут десять времени, но эти десять минут окупаются с лихвой: вы быстрее переключаетесь между делами и комфортнее ощущаете себя в этой гонке, ведь у вас всё зафиксировано, ничего не забыто. Вы — хозяин положения.
Идеального способа вести планер не существует. Для каждого он свой. Главное — найти самый удобный для себя вариант, перепробовав всё, к чему лежит душа. И конечно же, купив или скачав именно тот ежедневник, с которым вам не захочется расставаться — ведь вы будете брать его в руки каждый день (как минимум рабочий), и каждый день он будет вашим лучшим другом и мотиватором.
Планер тоже откусывает — минут десять времени, но эти десять минут окупаются с лихвой: вы быстрее переключаетесь между делами и комфортнее ощущаете себя в этой гонке, ведь у вас всё зафиксировано, ничего не забыто. Вы — хозяин положения.
Идеального способа вести планер не существует. Для каждого он свой. Главное — найти самый удобный для себя вариант, перепробовав всё, к чему лежит душа. И конечно же, купив или скачав именно тот ежедневник, с которым вам не захочется расставаться — ведь вы будете брать его в руки каждый день (как минимум рабочий), и каждый день он будет вашим лучшим другом и мотиватором.
- Ведём летопись дел
Приручаем многозадачность
И вот список перед вами. Вы понимаете, что дел выше крыши, и в голове крутится только классическое «Что делать?». Из каждого утюга психологи кричат — учиться расставлять приоритеты. Всё так, но с оговоркой: опираясь на доходность поставленных задач. Т. е. задавая себе вопрос: какие задачи из списка позволяют вашей компании зарабатывать / экономить больше денег? Их нужно ставить на первое место. Остальные — по мере снижения себестоимости.
Почему всегда лучше начинать с самых «дорогих» задач? Во-первых, в случае кризисных ситуаций потери будут не столь существенны. А это меньше стресса и больше уверенности в завтрашнем дне. Во-вторых, если вы начнёте с менее важных дел, то к более масштабным приступите уже уставшими, плюс будут сильнее давить приближающиеся дедлайны и старая добрая совесть.
Но иногда список дел забит огромным количеством микрозадач, которые решаются за пару минут. Мы советуем приступать к ним в первую очередь, чтобы внимание не рассеивалось в процессе работы, застревая на множестве мелких «надо». Если есть возможность — лучше поскорее с ними расправиться, освободив свою оперативку для более масштабных дел.
Этот принцип работает и для многоэтапных задач. Например, эксперты «Матрёшки» собираются провести мероприятие через три месяца. И для нас приоритетнее сначала найти площадку для его проведения (это не займёт много времени), а уже потом перейти к более глобальной задаче — продумать программу мероприятия. Если решать этот вопрос в обратном порядке, планы могут сорваться, а все усилия — просто пойти насмарку.
Почему всегда лучше начинать с самых «дорогих» задач? Во-первых, в случае кризисных ситуаций потери будут не столь существенны. А это меньше стресса и больше уверенности в завтрашнем дне. Во-вторых, если вы начнёте с менее важных дел, то к более масштабным приступите уже уставшими, плюс будут сильнее давить приближающиеся дедлайны и старая добрая совесть.
Но иногда список дел забит огромным количеством микрозадач, которые решаются за пару минут. Мы советуем приступать к ним в первую очередь, чтобы внимание не рассеивалось в процессе работы, застревая на множестве мелких «надо». Если есть возможность — лучше поскорее с ними расправиться, освободив свою оперативку для более масштабных дел.
Этот принцип работает и для многоэтапных задач. Например, эксперты «Матрёшки» собираются провести мероприятие через три месяца. И для нас приоритетнее сначала найти площадку для его проведения (это не займёт много времени), а уже потом перейти к более глобальной задаче — продумать программу мероприятия. Если решать этот вопрос в обратном порядке, планы могут сорваться, а все усилия — просто пойти насмарку.
2. Начинаем с самых "дорогих" дел
Но представим, что приоритеты уже расставлены и всё распланировано как надо. Следующий этап — критический анализ своего списка дел на предмет «А случится ли катастрофа, если я это просто проигнорирую / не сделаю прямо сейчас?».
Оценив ситуацию:
Оценив ситуацию:
4. Используем лень во благо
3. Избавляемся от балласта
- вычёркиваем все задачи-пустышки, невыполнение которых никак не повлияет на дела компании;
- делегируем другим сотрудникам то, что можно делегировать без потери качества результата;
- переносим на более удобное время то, что можно перенести.
А дальше — пробуем оптимизировать выполнение задач: тематически похожие — группируем в единый блок, чтобы снизить время переключения между ними, или объединяем задачи по географическому признаку. Скажем, этот блок вы переделаете, когда поедете в типографию забирать образцы. А этот — когда спуститесь за капучино с круассаном в ближайшую кофейню.
Ещё вариант — автоматизировать действия, которые занимают много времени. Например, используя нейросети для выполнения рутинной части работы. Сейчас даже есть шторы, открывающиеся голосовыми командами. Современные технологии предлагают массу возможностей на любой вкус. Главное помнить, что самый ценный ресурс — это ваше время.
Ещё вариант — автоматизировать действия, которые занимают много времени. Например, используя нейросети для выполнения рутинной части работы. Сейчас даже есть шторы, открывающиеся голосовыми командами. Современные технологии предлагают массу возможностей на любой вкус. Главное помнить, что самый ценный ресурс — это ваше время.
Присоединяйтесь к нашему сообществу в телеграмме. Не пропускайте наши образовательные статьи Ход Матрёшкой
Подписаться на рассылку:
Когда вы берёте задачу в работу, вместе с ней вы берёте на себя и полную ответственность за её качественное выполнение. И нередко самое трудное — отказаться от новой задачи в довесок, когда планер уже трещит по швам и работа покушается на ваш сон и личное время.
В такие минуты важно включать рациональное мышление: на первом месте — эффективность вашей работы для компании. Если вы не справитесь с новой задачей — это будет более ощутимый провал, чем если вы честно обрисуете ситуацию. К тому же, эта дискуссия может стать поводом для раздумий: не пора ли расширять штат или искать новые решения?
Вовремя сказанное «не могу» никак не умаляет ваши достоинства, если вами движет ответственность за качество своей работы и забота о благополучии компании. К тому же иногда разумнее отступить на одном из флангов, чтобы сконцентрироваться на главном сражении — и в итоге выйти победителем.
Есть ещё один подводный камень многозадачности, о котором важно помнить, когда вы раздумываете, сказать «нет» или промолчать. Делится опытом наш управляющий и куратор курса по найму Юлия Леонова.
В такие минуты важно включать рациональное мышление: на первом месте — эффективность вашей работы для компании. Если вы не справитесь с новой задачей — это будет более ощутимый провал, чем если вы честно обрисуете ситуацию. К тому же, эта дискуссия может стать поводом для раздумий: не пора ли расширять штат или искать новые решения?
Вовремя сказанное «не могу» никак не умаляет ваши достоинства, если вами движет ответственность за качество своей работы и забота о благополучии компании. К тому же иногда разумнее отступить на одном из флангов, чтобы сконцентрироваться на главном сражении — и в итоге выйти победителем.
Есть ещё один подводный камень многозадачности, о котором важно помнить, когда вы раздумываете, сказать «нет» или промолчать. Делится опытом наш управляющий и куратор курса по найму Юлия Леонова.
Чтобы чего-то достичь, наш мозг должен видеть перед собой ясную цель. Пока в планере нет чётких сроков и указаний, что конкретно должно быть готово к этому времени, все наши «хочу» и «надо» для него — лишь абстракция. И лазейка для прокрастинации в рабочее время.
Поэтому нужно ставить чёткие сроки выполнения. И желательно с учётом непредвиденных обстоятельств: отключили интернет из-за аварии, раскалывается голова из-за резкой смены погоды (что сказывается на скорости работы) и так далее.
Иногда на волне оптимизма появляется искушение жить только грандиозными целями (кстати, это может быть симптомом начинающегося выгорания) Но в долгосрочной перспективе они могут изматывать и лишать мотивации. Поэтому советуем прописывать не только максимум, но и необходимый минимум задач (отмечая их, скажем, маркером). Тогда и в том, и в другом случае вы сможете выполнить план и сказать себе «я молодец».
Поэтому нужно ставить чёткие сроки выполнения. И желательно с учётом непредвиденных обстоятельств: отключили интернет из-за аварии, раскалывается голова из-за резкой смены погоды (что сказывается на скорости работы) и так далее.
Иногда на волне оптимизма появляется искушение жить только грандиозными целями (кстати, это может быть симптомом начинающегося выгорания) Но в долгосрочной перспективе они могут изматывать и лишать мотивации. Поэтому советуем прописывать не только максимум, но и необходимый минимум задач (отмечая их, скажем, маркером). Тогда и в том, и в другом случае вы сможете выполнить план и сказать себе «я молодец».
6. Ставим максимально конкретные цели
5. Озвучиваем своё «нет»
Когда мы берём на себя много разных задач, важно оценивать свои силы — способны ли мы всё это сделать. В таких случаях помогает чёткое понимание, а действительно ли я должен это делать.
Разберём ситуацию на примере управленца. Если он будет хвататься за всё подряд — улаживать вопросы с клиентами, звонить им, консультировать и одновременно делать какие-то свои задачи, скажем, созваниваться с партнёрами — сотрудники начнут перекладывать на него свою работу и управленец не сможет эффективно выполнять собственные задачи. Поэтому нужно чётко понимать, кто что должен делать. И когда, скажем, менеджер, пытается спихнуть на вас свои задачи, расставлять все точки над i:
— Так, стоп. Чья это задача?
— Ну… Вообще, я должен продавать.
— Хорошо, иди продавай.
— Но клиенту нужна консультация.
— А он заплатил?
— Не заплатил, и я хочу, чтобы вы его проконсультировали, чтобы он заплатил.
— Нет, подожди. Продавать должен ты, а не я. Поэтому иди и продавай, и как только он оплатит консультацию, я её проведу.
Если не разграничивать зоны ответственности, рано или поздно можно сойти с ума от хаоса в голове и в работе. А это очень быстро приводит к ложным выводам «я ничего не могу», «я недостоин», «я ни с чем не справляюсь», «наверное, мне лучше уйти с этой работы». Особенно остро такие моменты переживают наёмные сотрудники в периоды загруженности.
Под многозадачностью часто подразумевают хаос в чистом виде. На деле это последовательное завершение цепочки задач. И даже в нестабильной ситуации можно найти свой ритм, выработав привычки, которые будут экономить вашу драгоценную энергию.
Идеально, если вы можете подстроить расписание под свои биоритмы. Например, большинство людей эффективнее работает по утрам. Кто-то по ночам. Кто-то предпочитает разбивать задачи на мелкие кусочки и собирать их, как пазлы. Кому-то приятнее окунаться в них с головой, выныривая обратно только на обед и ужин. А может, ваши сферы обязанностей легко привязать к дням недели? Скажем, рутину — к понедельникам, а творчество без границ — к средам?
Суть в том, что мозг любит привычки и ритуалы и старается автоматизировать всё что только можно — во имя экономии энергии. И если вы поможете ему в этом, привязав выполнение определённых задач к расписанию, а ещё лучше — к собственным биоритмам, он будет значительно быстрее включаться в эти дела, заранее настраиваясь на предстоящие подвиги. И вам будет комфортнее — даже перед лицом дедлайнов.
Если в устоявшееся расписание врываются срочные задачи — ничего страшного. Достаточно вернуться в прежнее русло и продолжить работать в своём ритме. Даже частичное соблюдение этих ритуалов — уже «плюс» в вашу копилку времени и энергии.
Идеально, если вы можете подстроить расписание под свои биоритмы. Например, большинство людей эффективнее работает по утрам. Кто-то по ночам. Кто-то предпочитает разбивать задачи на мелкие кусочки и собирать их, как пазлы. Кому-то приятнее окунаться в них с головой, выныривая обратно только на обед и ужин. А может, ваши сферы обязанностей легко привязать к дням недели? Скажем, рутину — к понедельникам, а творчество без границ — к средам?
Суть в том, что мозг любит привычки и ритуалы и старается автоматизировать всё что только можно — во имя экономии энергии. И если вы поможете ему в этом, привязав выполнение определённых задач к расписанию, а ещё лучше — к собственным биоритмам, он будет значительно быстрее включаться в эти дела, заранее настраиваясь на предстоящие подвиги. И вам будет комфортнее — даже перед лицом дедлайнов.
Если в устоявшееся расписание врываются срочные задачи — ничего страшного. Достаточно вернуться в прежнее русло и продолжить работать в своём ритме. Даже частичное соблюдение этих ритуалов — уже «плюс» в вашу копилку времени и энергии.
7. Тренируем концентрацию и считаем помидоры
8. Находим свой ритм
9. Планируем отдых
Еще один бич трудоголиков, у которых миллион задач в планере — это неумение вовремя останавливаться, говорить себе: «Стоп, рабочий день завершён, остальное доделаю завтра».
В этом случае помогает чёткое планирование отдыха. Что вы будете делать после работы? Куда пойдёте, чем займётесь? Привяжите это к определённому часу — и свободное время уже не будет абстракцией, дополнительным ресурсом, который можно тратить как угодно в любых количествах.
В этом случае помогает чёткое планирование отдыха. Что вы будете делать после работы? Куда пойдёте, чем займётесь? Привяжите это к определённому часу — и свободное время уже не будет абстракцией, дополнительным ресурсом, который можно тратить как угодно в любых количествах.
В эпоху клипового мышления людям всё сложнее подолгу концентрироваться на одной задаче. Это влияет на продуктивность и глубину погружения в работу. Но всё можно натренировать.
Для прокачки концентрации поставьте над собой эксперимент: как долго вы можете безраздельно отдаваться задаче, не отвлекаясь на мир вокруг? Даже на кусочек недоеденной шоколадки или уведомление в мессенджере. Далее, установив свой порог концентрации, начинайте над ним работать, ежедневно увеличивая его на минуту, две, три. Доведя до часа или больше — зависит от ваших желаний. Как только наступает предел концентрации «всё, больше не могу» — перерыв, а потом опять за дело.
Как вариант, можно использовать метод Pomodoro, названный в честь кухонного таймера-помидора. В чём смысл: вы делите время на 25-минутки, или «помидоры». И после каждого «помидора» работы позволяете себе пятиминутный перерыв. Работаете два помидора подряд (50 минут) — отдыхаете 10 минут. Три (75 минут) — 15 минут. И так далее.
Для прокачки концентрации поставьте над собой эксперимент: как долго вы можете безраздельно отдаваться задаче, не отвлекаясь на мир вокруг? Даже на кусочек недоеденной шоколадки или уведомление в мессенджере. Далее, установив свой порог концентрации, начинайте над ним работать, ежедневно увеличивая его на минуту, две, три. Доведя до часа или больше — зависит от ваших желаний. Как только наступает предел концентрации «всё, больше не могу» — перерыв, а потом опять за дело.
Как вариант, можно использовать метод Pomodoro, названный в честь кухонного таймера-помидора. В чём смысл: вы делите время на 25-минутки, или «помидоры». И после каждого «помидора» работы позволяете себе пятиминутный перерыв. Работаете два помидора подряд (50 минут) — отдыхаете 10 минут. Три (75 минут) — 15 минут. И так далее.
Хаос снаружи влияет на наше внутреннее состояние. Рассеивается внимание, когда взгляд цепляется за живописный бардак на столе. А если поиск нужной бумаги занимает по полчаса — это ещё и минус время, нервы и настроение. Поэтому ваш рабочее место тоже нуждается в критическом анализе: помогает ли оно вам или тормозит работу? Решитесь на археологические раскопки в ящиках и на полках, достаньте оттуда всех мумий — всё, что вам больше не пригодится. И безжалостно их выбросите. Поделите стол на зоны, распределите документы по темам. И почаще пользуйтесь корзиной для мусора.
На какие зоны можно поделить рабочий стол? «Архив материалов», которые нужны всегда. «Входящие», но ещё не взятые в работу задачи. Материалы «в работе». «Канцелярские принадлежности». Когда у каждой полки и стопки — своё назначение, их использование тоже переходит в режим автоматизации, и ваша драгоценная энергия не тратится на то, чтобы вспомнить — а куда же делся этот договор? Рука сама тянется к нужной стопке, пока вы заняты более насущными вопросами.
Искать свой стиль управления хаосом — путь, полный приключений и открытий, но любой из нас способен победить в этой дуэли со временем, взять реванш, когда счёт не в его пользу — и приручить наконец этого трёхголового дракона по имени «многозадачность».
На какие зоны можно поделить рабочий стол? «Архив материалов», которые нужны всегда. «Входящие», но ещё не взятые в работу задачи. Материалы «в работе». «Канцелярские принадлежности». Когда у каждой полки и стопки — своё назначение, их использование тоже переходит в режим автоматизации, и ваша драгоценная энергия не тратится на то, чтобы вспомнить — а куда же делся этот договор? Рука сама тянется к нужной стопке, пока вы заняты более насущными вопросами.
Искать свой стиль управления хаосом — путь, полный приключений и открытий, но любой из нас способен победить в этой дуэли со временем, взять реванш, когда счёт не в его пользу — и приручить наконец этого трёхголового дракона по имени «многозадачность».
10. Раскапываем мумий в своём столе
консультация по маркетингу
записаться
Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить
В рассылке «Ход Матрёшкой» собраны лучшие темы бизнес-креативной индустрии